M12

Inspections et audits

M12 vous donne le portrait clair et global d'où vous en êtes par rapport à vos requis d'inspections réglementaires, et ce, facilement grâce aux données provenant des autres modules de l'Omni-Assistant.

Accréditation, audits, inspections, requis, et bien plus.

Apprenez tout ce qu'il y a à savoir
en quatre étapes

1
Introduction
2
Tout-en-un
3
Fonctionnalités
4
Conclusion
1 - Introduction

Demeurer conforme aux différentes réglementations et normes de qualité (Agrément Canada, ISO 15 189, CAP, OCP, etc.) représente un défi constant pour les hôpitaux. Il ne s'agit pas d'une option, mais bel et bien d'une obligation.

Audit

La réalité du marché

Poser la question suivante à gestionnaire de la qualité : êtes-vous prêt à vous faire auditer? La plupart des intervenants répondront OUI.

Cependant lorsqu'une fenêtre d'inspection s'ouvre, tous les intervenants auront des doutes, et feront des centaines d'heures supplémentaires pour s'assurer que tout est impeccable.

Pourquoi tant de stress et d'heures supplémentaires? Simplement parce qu'ils doivent valider que toutes les exigences sont conformes, et surtout, qu'il n'y a aucune discordance entre ce que les procédures établissent et ce que les registres d'actions ont capté ! Ils doivent donc passer au peigne fin tous les registres pour s'assurer que les employés ont fait les lectures et formations requises, que les tâches ont été accomplies au bon moment, et surtout qu'elles ont été complétées par des employés qui avaient les bonnes compétences à ce moment précis dans le temps.

Une solution s'imposait

L'Omni-Assistant est le SEUL logiciel de gestion des inspections et audit en mesure de générer les preuves de conformités pour chaque exigence d'une accréditation à laquelle un hôpital a adhéré. C'est unique et révolutionnaire pour les responsables qualité.

Est-ce l'Omni-Assistant gère nos normes ? Plus de 120 normes et accréditations sont maintenues à jour pour vous. ISO 15 189, ISO 17 025, ISO 22 000, Agrément Canada, AABB, CAP, OCP, etc.

College of American Pathologists

Nous sommes par ailleurs très fiers de dire que le logiciel Omni-Assistant est l'un des deux seuls logiciels au monde agréés par le College of American Pathologist (CAP), et le seul disponible en français.

2 - Tout-en-un
Normes des organismes d'accréditation

Fini le temps des gros cartables contenant des pages et des pages de normes traînant pêle-mêle sur votre bureau. Avec l'Omni-Assistant, ayez toute l'information sur les normes et leurs requis respectifs de tous les organismes d'accréditation qui régissent votre établissement au bout des doigts. Cette information sera accessible lors de l'audit, permettant à l'inspecteur de facilement vérifier un requis afin de s'assurer qu'il n'oublie rien.

Audits internes

Auditez facilement vos opérations. Créez simplement un évènement d'audit et spécifiez-en la portée : les dates de début et de fin, l'accréditation souhaitée et le ou les département(s) audité(s). M12 dressera la liste de vérification et vous permettant de remplir l'audit à même l'Omni-Assistant. La progression de l'audit est affichée avec code de couleurs pour rapidement l'état de la situation. Plus besoin de fichiers Excel comme aide-mémoire. Des photos, commentaires et autres documents peuvent également être liés à un requis comme preuve si nécessaire.

Inspections

Créez vos évènements d'inspection en indiquant les dates, l'organisme qui vous a inspecté ainsi que les départements inspectés. Indiquez les échéances de suivi pour s'assurer de ne rien oublier et que tout soit redevenu conforme à la prochaine visite de l'inspecteur.

Liens avec d'autres modules de l'Omni-Assistant

C'est ici que le module pour les inspections et audits se distingue et montre toute sa puissance. Les divers requis peuvent être liés à d'autres modules de l'Omni-Assistant pour obtenir en un clic les évidences essentielles à une inspection. Fini le temps où un inspecteur devait éplucher des listes de données à en plus finir pour trouver LA donnée recherchée. Avec ce module, toutes les données requises et uniquement pour la période déterminée de l'évènement d'audit, sans plus, sont disponibles à l'auditeur.

3 - Fonctionnalités
Normes et organismes d'accréditation

Vous pouvez créer autant de normes d'accréditations que vous le désirez provenant d'autant d'organisme d'accréditation : Agrément Canada, OPQ, OCP, HACCP, OPTMQ, FDA, CAP, CLIA, AABB, etc., vous permettant de centraliser toutes les exigences de tout un chacun en un seul endroit.

Requis

Les requis des différentes normes peuvent être associés à certains départements ou rôles, vous permettant d'inspecter que les départements touchés par le requis. Dans la même veine, les requis peuvent également être associés à des Tags, permettant de filtrer encore plus les requis lors des audits. Par exemple, certains requis peuvent être exigés que lors d'une deuxième phase d'implantation. En les indiquant comme tel grâce aux Tags, ces requis n'apparaîtront pas dans les audits créés pour la phase un. Les audits ainsi créés ne comporteront que les requis nécessaires. Les requis des normes peuvent être transposés dans l'Omni-Assistant, y compris les images, et être facilement visualisés lors de l'inspection.

Association des requis

Les requis d'une norme peuvent être associés à d'autres modules de l'Omni-Assistant, exploitant ainsi le plein potentiel du module d'inspection et d'audit. Ainsi, il est possible de vérifier la conformité des exigences d'un requis en cliquant sur le lien de l'audit et en faisant la vérification des données directement du poste de travail. Trois modules peuvent être liés aux requis, soit :

  1. La gestion documentaire (M2) : permet de s'assurer que tous les documents qui doivent être lus par les employés d'un département ou rôle l'ont été. Il est également possible de visualiser ledit document et avoir accès à son historique.

  2. Les billets récurrents (M1) : permet de vérifier que toutes les tâches qui doivent être faites sur une base régulière pour être conforme à un requis l'ont été pour la période auditée, et qui a fait la tâche.

  3. Les points de contrôles (M4) : permet de voir les données ou observations enregistrées. Tout problème de fonctionnement d'un instrument sera facilement vérifiable.

Inspection ou audit

Lorsqu'un évènement d'audit est créé, que ce soit pour un audit interne ou la transposition d'un audit externe, tous les requis et preuves de conformités valides durant la période déterminée seront affichées dans la page de l'audit. L'inspecteur n'aura alors qu'à remplir les champs requis pour compléter l'audit.

Tout requis qui ne répondent pas aux exigences de l'organisme d'accréditation sera évalué pour sa sévérité et un suivi devra être fait dans les délais déterminés par l'inspecteur. Un audit dont un seul requis n'est pas conforme ne pourra être fermé empêchant le suivi de « tomber dans les craques » et d'avoir de mauvaises surprises quand viendra le temps du suivi. En plus des liens d'évidences joints automatiquement aux requis lors de la création d'un évènement d'audit, d'autres documents peuvent être liés, tels des photos, des fichiers électroniques, des commentaires ou même d'autres billets provenant de la gestion documentaire.

Assignation d'un inspecteur

Un utilisateur ou département membre de l'Omni-Assistant est assigné comme inspecteur lors de la création d'un évènement d'audit. L'utilisateur sélectionné (ou tous les membres d'un département ou d'un rôle, le cas échéant) verra l'audit qui lui est assigné à partir de sa page d'accueil. Il verra également, en un clin d'œil, le statut de l'audit; est-elle commencée? Combien de requis sont conformes? Combien nécessitent un suivi? Bien qu'un utilisateur doive avoir les droits nécessaires pour créer un évènement d'audit, tous les utilisateurs peuvent être désignés comme inspecteur et voir la liste d'audits qui lui sont assignés.

Recherche avancée

La fonction de recherche avancée vous permet de fouiller en profondeur, de compiler des rapports et d'obtenir des statistiques sur virtuellement tout ce qui est relié aux inspections et audits.

4 - Conclusion

L'Omni-Assistant est le SEUL logiciel d'inspections et audits en mesure de générer les preuves de conformités pour chaque exigence d'une accréditation à laquelle un hôpital a adhéré. C'est unique et révolutionnaire pour les responsables qualité.

Pouvez-vous réellement vous passer d'un tel outil?

Contactez-nous pour assister à une démonstration web.

Conclusion