M2

Gestion documentaire

M2 est une façon rapide de réduire la partie « gestion » de « gestion documentaire » : il organise, trie, archive et publie vos documents.

Le module M2 de l’Omni-Assistant regorge d’avantages :

Dites audieu au papier

Votre gestion documentaire est 100% électronique.

Trouvez vos documents sans peine

Entre la recherche rapide, les mots-clés et les catégories de documents, il vous est facile de trouver les documents que vous cherchez.

Alertes proactives pour votre tranquilité d'esprit

L’Omni-Assistant est proactif, afin que vous n’ayez pas constamment besoin d’être sur le qui-vive : recevez des alertes lorsqu’il est temps de réviser un document.

Gardez l’œil sur les lectures

En un coup d’œil, vous verrez qui est à jour dans ses lectures et qui ne l’est pas.

Bibliothèque virtuelle

La bibliothèque virtuelle permet aux différents clients d'échanger des documents sur une base volontaire. Cette fonctionnalité est particulièrement utile aux hôpitaux qui ont plusieurs sites. 

Fonctionnalités incluses
Accepte tous les types de fichiers

L'Omni-Assistant accepte tous les types de fichiers : Word, Excel, PowerPoint, PDF, vidéos, annotations vocales, etc.

Tri facile

Les documents sont faciles à trouver avec les catégories, sous-catégories, types de documents, identifiants, mots-clés et plus.

Alertes de révision et d'escalade

Lorsqu’un document doit être revu, une alerte peut être envoyée. Advenant que la révision ne soit pas complétée à temps, une alerte d’escalade peut être envoyée afin que cette problématique ne soit pas ignorée.

Cycle d'approbation

Les cycles d’approbation des documents sont calqués sur vos processus. Ils peuvent être aussi simples ou détaillés que nécessaire, selon les besoins de votre entreprise.

Conversion automatique au format PDF

Une fois qu'un document est prêt à être publié, l'Omni-Assistant s'occupera de la conversion au format PDF. Il peut également générer des en-têtes et des pieds de page et inclure automatiquement toutes les informations nécessaires. Des filigranes de copie contrôlée peuvent également être ajoutés.

Capacité de verrouiller l'impression

Vous pouvez verrouiller la capacité l'imprimer des documents, si désiré. 

Identification par code à barres

Au même titre que l'Omni-Assistant convertit vos documents en PDF, il peut également ajouter un identificateur de code à barres unique dans le coin supérieur droit. Ce code à barres peut ensuite être utilisé pour contrôler vos copies imprimées.

Historique et suivi des versions

Un système de numérotation des versions pour les modifications mineures et majeures vous permet de savoir quelle version était en vigueur à un moment précis, en plus de vous permettre de garder des notes des changements.

Liens dynamiques vers les requis d'inspection

Vous pouvez lier vos requis d’inspection à vos documents au moyen de liens dynamiques.

Demande de lecture et de formation

Lorsqu’un document est créé ou mis à jour, il est possible d’envoyer des demandes de formation ou de lecture aux usagers, desquels on peut exiger une signature électronique.

Tableau de bord des compétences

Le tableau de bord des compétences donne un score global et montre la tendance des compétences dans un graphique pour chaque utilisateur. Cela permet à un superviseur ou un chef de service de voir en un clin d’œil qui fait ses lectures et formations (et qui ne les fait pas).

Liens dynamiques entre documents

Des documents peuvent être liés à d'autres documents avec des liens dynamiques. L'Omni-Assistant récupérera toujours la version officielle la plus récente, même si le fichier a été renommé, déplacé dans un autre dossier ou une version plus récente a été produite.

Intranet

Vous pouvez donner accès à l’Omni-Assistant par votre intranet, et vous pouvez aussi créer des profils d’utilisateurs intranet. Ces profils sont typiquement créés pour un accès rapide aux documents. Une connexion automatique peut aussi être activée, lorsque désiré (seulement pour les utilisateurs intranet depuis vos locaux et seulement en mode lecture seule).

Extranet

Vous pouvez aussi créer un accès extranet pour vos partenaires. Les utilisateurs extranet seront limités aux réglages de permissions, d’accès et de sécurité fixés par les administrateurs.

Sécurité, accès et permissions

Grâce aux réglages très fins de sécurité et de permissions, il est très facile de déterminer qui peut lire ou modifier des documents.

Traçabilité complète et piste de vérification

L'Omni-Assistant fait le suivi toutes les étapes d'un audit et en garde une piste de vérification complète.

Sauvegardes et copies de secours

L’Omni-Assistant crée des sauvegardes régulièrement (toutes les 30 minutes). Vous pouvez automatiser le transfert d’une copie complète sur votre réseau, pour des raisons de sécurité.