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ENA — Environnement numérique d'apprentissage

L'ENA de l'Omni-Assistant vous permettra de délaisser les anciennes façons de donner la formation et de vérifier les compétences afin de vous projeter dans le futur et de vous faire épargner temps, argent et maux de tête. Uniformité accrue, qualité accrue, stress organisationnel réduit, efficience organisationnelle accrue : tous ces avantages se traduisent directement en ÉCONOMIES.

Leçons, évaluations, compétences, cours, et bien plus.

Nous vous invitons à découvrir l'environnement numérique d'apprentissage de l'Omni-Assistant
en quatre étapes

1
Introduction
2
Tout-en-un
3
Fonctionnalités
4
Le passé ou le futur?
1 - Introduction

Vos employés doivent connaître et maîtriser des notions, couramment appelées compétences. Vous devez vous en assurer et, parfois, vous pourriez même être appelé à prouver que c'est le cas.

La façon traditionnelle

La façon traditionnelle de transmettre les connaissances et le savoir-faire est d'avoir des enseignants et des étudiants. Les étudiants apprennent des enseignants et prouvent ensuite qu'ils ont assimilé les notions, prouvant leur compétence.

Que pouvez-vous y faire? Vous pouvez remplir des formulaires en triple exemplaires, classer des piles de papiers et espérer ne pas avoir manqué une seule signature ou une feuille de présence pour une formation qui a eu lieu il y a 2 ans.

Cette méthode traditionnelle est coûteuse et prend un temps fou.

Avec l'OMNI-ASSISTANT

Utilisez l'Environnement numérique d'apprentissage (ou ENA) de l'Omni-Assistant. Épargnez du temps et évitez les maux de têtes tout en vous assurant que tout fonctionne parfaitement.

Définissez des compétences, créez des leçons et évaluations et regroupez-les dans des cours. Il ne reste plus qu'à suivre qui a suivi un cours (et quand), ce que l'Omni-Assistant fait pour vous.

Définissez vos compétences selon vos besoins d'entreprise et vos exigences réglementaires.

Vous pouvez utiliser plusieurs types différents de leçons : documents Word, présentations, formations face-à-face, vidéos, et plus.

Une évaluation peut être l'observation par un instructeur de la démonstration d'une compétence par un employé. Une évaluation peut aussi être une liste de questions à choix multiples. Les questionnaires vous permettent de prévoir une banque de questions, qui peuvent avoir une ou plusieurs bonnes réponses, et qui peuvent être pondérées comme bon vous semble. Les évaluations peuvent avoir un délai maximum et c'est vous qui fixez la note de passage.

Quand cela est en place, vous pouvez regrouper les leçons et les évaluations dans des cours. Les cours octroient des compétences et peuvent aussi émettre automatiquement des certificats.

2 - Tout-en-un

L'ENA – Environnement numérique d'apprentissage – de l'Omni-Assistant est une façon d'automatiser, de rationaliser, de simplifier et de contrôler l'acquisition des compétences par de multiples utilisateurs.

Automatiser

Comme un utilisateur est membre d'un département ou d'un rôle ou qu'il travaille dans un site, la liste des compétences qui sont requises est créée et gardée constamment à jour. Si le département, rôle ou site change, la liste est également changée – sans intervention humaine.

Rationaliser

L'ENA rend le processus d'enseignement et d'apprentissage plus efficace. Tout ce qui est enseigné sans intervention humaine génère des économies et garantit que les instructeurs n'accomplissent que des tâches à valeur ajoutée.

Simplifier

L'ENA permet la création d'éléments (leçons, évaluations, compétences) qui font partie de plusieurs cours. Vous ne créez le contenu qu'une seule fois et le réutilisez aussi souvent que désiré. De plus, chaque utilisateur sait automatiquement quels cours il doit suivre ainsi que la date limite pour les compléter.

Contrôler

En quelques clics, il est possible de voir quelles compétences un utilisateur possède, jusqu'à quand elles sont valides, combien de temps il reste à un utilisateur pour compléter un cours (ou s'il est en retard). Il est également possible de surveiller les résultats des évaluations d'un utilisateur, donnant ainsi un aperçu des notions avec lesquelles l'utilisateur éprouve des problèmes.

L'ENA est le seul outil dont vous ayez besoin pour relever tous vos défis liés à la formation.

3 - Fonctionnalités
Une structure simple

Les départements et rôles requièrent qu'un utilisateur possède des compétences, lesquelles sont octroyées par des cours.

Permissions

Il y a trois types de permissions :

  • Utilisateur : suit des cours et reçoit des compétences

  • Instructeur : peut créer et enseigner des cours; gère les inscriptions et les évaluations des utilisateurs

  • Administrateur : supervise tous les cours, tous les instructeurs et tous les utilisateurs

Compétences

Une compétence donnée peut être requise par un nombre indéterminé de départements, rôles ou sites. Une compétence est octroyée pour avoir complété une évaluation ou un cours. Elle peut être valide à jamais ou avoir une date d'expiration : une date fixe ou un certain nombre de jours. Dans ce dernier cas, si l'utilisateur réacquiert une compétence qui était déjà valide, c'est la date d'expiration la plus lointaine qui est conservée.

Leçons

Les leçons sont utilisées pour transmettre des connaissances aux utilisateurs. Cela est fait par l'utilisation d'un fichier (document, audio, vidéo, diapositives), d'un webinaire ou d'une formation face-à-face. La leçon doit avoir un titre, mais peut aussi inclure un sommaire et un extrait, que l'instructeur peut utiliser pour fournir de l'information pertinente. Une fois créées, les leçons peuvent être ajoutées à un ou plusieurs cours. Les utilisateurs peuvent accéder aux leçons en français ou en anglais, selon leur profil. Les leçons peuvent avoir une durée, qui est établie arbitrairement par l'instructeur. Une fois que l'utilisateur a complété une leçon, il peut indiquer qu'elle est apprise.

Évaluations

Une évaluation est la vérification formelle de l'apprentissage, ou niveau de maîtrise d'une compétence par un utilisateur. L'évaluation, tout comme la leçon, peut avoir un titre et peut aussi inclure un sommaire et un extrait. Une évaluation peut être un questionnaire ou une démonstration avec un instructeur.

  • Une démonstration peut être demandée par un utilisateur qui a complété une leçon. L'instructeur reçoit la demande, planifie la démonstration et entre ensuite les résultats dans l'ENA de l'Omni-Assistant via un questionnaire.

  • Le questionnaire est une série de questions à choix multiples. Le créateur du cours crée une banque de questions desquelles les questions seront tirées au hasard (X questions sur Y), ainsi que la pondération qui sera accordée à chacune. Il est possible d'inclure des images dans les questions. Chacune des questions peut avoir plusieurs bonnes réponses, qui peuvent être révélées ou non à l'utilisateur, une fois l'évaluation complétée. Dans tous les cas, un utilisateur doit accuser réception du résultat de l'évaluation.

  • Un questionnaire peut être chronométré. S'il l'est, l'évaluation se terminera automatiquement lorsque le temps est écoulé. Les bonnes réponses sont alors comptabilisées et le résultat de l'évaluation est donné.

  • Un questionnaire comporte plusieurs réglages pour personnaliser l'évaluation encore plus. Un nombre maximum de tentatives peut être fixé, ainsi qu'un nombre minimal de jours entre les tentatives. Finalement, une évaluation peut nécessiter jusqu'à deux approbations afin d'être considérée comme complétée.

Cours

Les cours sont l'élément principal de l'ENA, les « blocs » que l'utilisateur doit suivre et compléter. Une fois complétés, ils octroient des compétences. Un cours doit contenir au moins une leçon ou une évaluation mais peut contenir un nombre illimité de l'une et de l'autre. Par exemple, il serait possible d'avoir 2 leçons, suivies d'une évaluation, puis une leçon et une évaluation finale. Les grandes lignes du cours répertorient toutes les leçons et évaluations qu'il comprend, et l'ordre dans lequel elles doivent être prises. Les cours sont aussi groupés thématiquement à l'aide de « tags ».

Les cours peuvent être enseignés par un ou plusieurs instructeurs et peuvent être obligatoires (ou non) par quelques départements ou rôles, ou par tous ceux-ci. L'inscription à un cours peut être faite automatiquement ou peut nécessiter l'approbation d'un des instructeurs.

Les instructeurs peuvent envoyer des annonces relatives aux cours et les utilisateurs peuvent émettre des commentaires dans le fil de discussion du cours.

Les instructeurs peuvent indiquer la durée du cours ainsi que donner un titre, extrait et une description en français ou en anglais. Une date limite peut être fixée pour que les utilisateurs complètent le cours; les utilisateurs existants peuvent avoir une date fixe tandis que les nouveaux utilisateurs se voient donner un nombre de jours ou de semaines.

Les cours peuvent octroyer des compétences aux utilisateurs qui les ont complétés et peut aussi leur émettre des certificats de réussite basés sur des modèles.

4 - Le passé ou le futur?

L'ENA de l'Omni-Assistant vous permettra de délaisser les anciennes façons de donner la formation et de vérifier les compétences afin de vous projeter dans le futur et de vous faire épargner temps, argent et maux de tête.

    Passé   ENA de
l'Omni-Assistant
 
Sensibilisation des employés Courriel ou annonce sur le babillard Tableau de bord pour chaque utilisateur indiquant les cours à suivre et compléter, avec date limite
Planification des leçons Instructeurs et étudiants doivent être disponibles en même temps – efficience diminuée Les étudiants apprennent quand ils sont disponibles – efficience organisationnelle augmentée
Universalité du matériel de formation Difficulté à suivre tous les endroits où un document est utilisé pour les formations Changez un document une fois et il est mis à jour partout
Révision du matériel de formation Repasser chaque document un par un en espérant ne pas en oublier un seul Leçons et évaluations réunies thématiquement, avec les départements et rôles affectés
Former les formateurs Former chaque instructeur individuellement Former les instructeurs au moyen de l'ENA vous assure qu'ils savent tous quoi enseigner et évaluer
Uniformité du matériel de formation Chaque instructeur a son matériel de formation, incluant ses notes personnelles, ce qui affecte la formation Matériel de formation unique, assurant la conformité des formations avec la vision de l'organisation
Correction des évaluations Chaque évaluation doit être corrigée à la main, laissant la place à des erreurs humaines Correction instantanée avec des notes toujours exacte, tenant compte de la pondération

Uniformité accrue, qualité accrue, stress organisationnel réduit, efficience organisationnelle accrue : tous ces avantages se traduisent directement en ÉCONOMIES.

Contactez-nous pour une présentation et projetez-vous dans le futur avec
l'Environnement numérique d'Apprentissage de l'Omni-Assistant.